Klachtenprotocol

Als u ondanks mijn inspanningen toch een klacht heeft zijn er twee opties;

• Het is belangrijk om uw onvrede eerst met mij te bespreken; er kan sprake zijn van een simpel misverstand dat in goed overleg uit de weg te ruimen is.
  
• Komen we er samen niet ui, of heeft u reden om het niet direct met mij te bespreken, dan is er een gratis klachtenfunctionaris beschikbaar via mijn beroepsvereniging: NVPA - Nederlands Verbond voor Psychologen, psychosociaal therapeuten en Agogen (www.nvpa.org). Deze functionaris ondersteunt u bij het formuleren van de klacht of onvrede en bij het zoeken naar oplossingen. De klacht wordt dan binnen 6 weken afgehandeld.
  

Privacyprotocol
Privacyverklaring en gegevensbescherming. Met ingang van 25 mei 2018 geldt in de gehele EU een nieuwe data- en privacywetgeving, General Data Protection Regulation (GDPR). Deze staat in Nederland bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP) komt hiermee te vervallen. In het kader van de AVG is deze privacyverklaring en gegevensbescherming geplaatst op de ONDA website. Wanneer u bij ONDA een therapie- of coaching-traject aangaat, verklaart u dat u op de hoogte bent van de tekst op deze pagina, en hiermee akkoord gaat. AVG in de praktijk ONDA – de hoofdlijnen

• De therapiepraktijk In deze praktijk worden diverse persoonsgegevens verwerk, met het enige doel om de therapeutische behandeling, dossierverplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen. Er worden in principe géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden. Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang, en kennen een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar.
• U als betrokkene U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. Ook heeft u recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad). U bepaalt of en zo ja welke informatie aan derden kan worden doorgegeven.

AVG in de praktijk ONDA – nader uitgewerkt

• Uw persoonsgegevens in de administratie.
• Uw persoonlijke gegevens in een dossier.
• Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
• Uw gegevens op de nota.
• Privacy in de correspondentie.
• Privacy aan de voordeur.
• Privacy in de wachtkamer.
• Privacy in de spreekkamer.
• Beveiliging digitale gegevens.

  

1. Uw persoonsgegevens in onze administratie

• Praktijk ONDA is verplicht om vast te stellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit. Daartoe toont u ons uw ID-kaart, paspoort of rijbewijs.
• Om voor (gedeeltelijke) vergoeding door uw ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden op uw nota uw persoonsgegevens (NAW) en verzekeringsgegevens (maatschappij en polisnummer) vermeld. Dit is de reden waarom wij deze gegevens bij u opvragen.
• Al deze persoonsgegevens en ook BSN staan in uw dossier (zie punt 2).
• Een kopie van elke nota wordt opgeslagen in een beveiligde computer (zie punt 9, beveiliging digitale gegevens), die niet op een netwerk is aangesloten.

 

2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier

• Uw therapeut is door de beroepsorganisaties, zorgverzekeringen en wetgeving verplicht een registratie en dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke gegevens.
• Dit dossier bevat de behandelingsovereenkomst en aantekeningen van de sessies en wordt opgeslagen in een beveiligde computer en/of een gesloten dossierkast.
• Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar (vanaf de laatste behandeling).
• U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen ‘goed hulpverlenerschap’).
• Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Slechts pas na uw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.
• U bepaalt zelf of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven. Over de wenselijkheid daarvan kunt u hulp en advies inwinnen bij uw therapeut.
• Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.

 

3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.

• Een betaling via een (eenmalige) overschrijving per bank vermeldt uiteraard wél uw naam op onze afschriften en online bankgegevens, anders zou niet vast te stellen zijn wie geld heeft overgemaakt. Mijn boekhouder en de belastingdienst kunnen daardoor uw (achter-)naam in de financiële administratie achterhalen.

 

4. Uw gegevens op de nota

• Eens per maand ontvangt u een nota. Wilt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de behandeling, dan wil uw ziektekostenverzekering een aantal gegevens van u op de nota terugzien wanneer u deze aanlevert. Dat is de reden waarom daarop niet alleen uw naam en adres vermeld staan, maar ook uw verzekeringsmaatschappij en polisnummer. Door indiening van uw nota bij uw zorgverzekeraar wordt het vragen van hulp (de verrichting) bekend, echter niet de inhoud. Het beroepsgeheim maakt dat er over de inhoud niet wordt gecommuniceerd met de vergoedende instantie.
• Wanneer uw werkgever de nota betaalt, dan raakt uw naam en de datum van uw bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.

5. Privacy in de correspondentie

• E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kun u mailen naar onda@gmail.com
• Wanneer u persoonlijke gegevens naar het standaard mailadres van de praktijk stuurt, dan wordt uw mail met persoonlijke inhoud opgeslagen in uw beveiligde dossier en uit het mailprogramma (ook online) verwijderd.
• Schriftelijke correspondentie via PostNL e.d. wordt in de brievenbus van de praktijk ontvangen. Deze wordt geleegd door de praktijkhouder of collega’s.

 

6. Privacy aan de voordeur.

• Wanneer u aanbelt bent niet te zien op camera.

 

7. Privacy in de wachtkamer

• Wij kunnen niet inschatten of u in de gang of in de wachtkamer iemand tegenkomt die u kent, of door het oproepen ongewenst bekend zou worden. Mocht u dit uit oogpunt van uw privacy vervelend vinden, dan kunt u dit ons aangeven. We plannen desgewenst een afspraak in op een tijdstip waarop er geen andere bezoekers in de praktijk zijn.

 

8. Privacy in de spreekkamer.

• Uw therapeut heeft een beroepsgeheim; dat is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens van derden, die iemand bij het uitoefenen van zijn beroep te weten is gekomen. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd.
• Soms wordt het beroepsgeheim verbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
• Er worden geen geluids- of video opnames gemaakt in de spreekkamer. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt.

 

9. Beveiliging digitale gegevens.

• Beveiliging website: Er is geen SSL certificaat voor de website (dus geen https), omdat deze uitsluitend voor eigen publicatie wordt gebruikt, en u géén gegevens via de website hoeft aan te leveren.
• De WiFi verbinding wordt niet gedeeld met cliënten of andere bezoekers. Ook alle apparatuur (computer e.d.) zijn met degelijke wachtwoorden beveiligd.
• Er worden in deze praktijk geen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt of opgeslagen. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt. Uitzonderingen zijn eventueel mogelijk, maar dienen schriftelijk vastgelegd te worden in een document met handtekening. Dit document wordt ingescand en opgeslagen in het cliëntendossier.

    laatst bijgewerkt 190121